Office 365 Active Sharepoint App

Active SharePoint App Datenblatt

Mit der Office 365 Active SharePoint App können Sie eine revisionssichere und rechtskonforme Archivierung der Dokumente, Bibliotheken, Dokumentensets, Websites und Website Collections durchführen. Die Archivierung kann hierbei interaktiv oder automatisiert über Regeln umgesetzt werden. Die Archivierung oder Verdrängung läßt hierbei eine komplette Auslagerung der Dokumente zu als auch den Verbleib eines sogenannten Stub oder des Originaldokumentes.

Die Architektur

Office 365 Active SharePoint App Architektur

Die relevanten Dienste und Services wie ARM und AMM und das Storagesystem sind in einer ausgelagerten Umgebung untergebracht. Diese Umgebung kann sowohl on Premise oder auch als gehostete Umgebung implementiert sein.

Active Repository und Active Migration Manager

Der Active Repository Manager und der Active Migration Manager sollten hierbei in einer Umgebung bereitgestellt werden, die die Anbindung der Struktur in die Office 365 Umgebung zulässt. In Deutschland und in der Schweiz werden in Kürze hierfür gehostete Umgebungen zur Verfügung stehen, um diese Infrastruktur abzubilden. 

Diese Infrastrukturen sind mit einem höchsten Maß an Sicherheit (SSL Verschlüsselung) mit der Office 365 Cloud verbunden. Natürlich können die zur Verfügung zu stellenden Infrastrukturen auch on Premise bereitgestellt werden.

Anbindung von revisionssicheren Storagesystemen

Die zur Verfügung stehenden Hosting Infrastrukturen bieten hierbei eine Anbindung eines revisionssicheren Storage von Iternity. iCAS (iTernity Compliant Archive Software) ist eine flexible und wirtschaftliche Softwarelösung für den Schutz wichtiger Geschäftsdaten. iCAS gewährleistet die Integrität und Verfügbarkeit der Informationen aus Datenmanagementlösungen (DMS/ECM, E-Mail, PACS etc.) unabhängig von der eingesetzten Speicherhardware. Archivdaten werden vor Manipulationen und ungewolltem Löschen geschützt und auf ihre Integrität hin geprüft. Die patentierte iCAS-Technologie ermöglicht eine enorme Flexibilität und die Integration in bestehende IT-Infrastrukturen. Das Verfahren ist revisionssicher und zertifiziert.

Auch hier wird ein höchstes Maß an Sicherheit abgebildet. Netzwerktechnisch und auch Storagetechnisch werden alle Daten verschlüsselt!

Richtlinien und Zuordnungen

Office 365 Active SharePoint App Screeshot

Richtlinien

Zum Archivieren können Richtlinien definiert werden, nach denen die Archivierung durchgeführt werden soll. Es können hierfür ein Name für die Richtlinie vergeben werden, die Regel für die Archivierung definiert werden wie „Archivierung nicht zugelassen“, „Es dürfen nur Website Administratoren archivieren“, „Es dürfen Benutzer mit Schreibrechten archivieren“ und „Es darf jeder archivieren“. Außerdem kann das Repository festgelegt werden, wie z.B. ein Snaplock Bereich auf einer NetApp oder Repositories auf anderen Storageeinheiten. Weiterhin kann die Nutzung der Platzhalter definiert werden, ob es generell zugelassen wird oder auch nicht oder ob der Benutzer dieses entscheiden kann beim Archivieren. Außerdem wird noch die Aufbewahrungsfrist definiert. Und man kann man hier noch einen SharePoint Workflow bestimmen, der noch weitere Sharepoint relevante Operationen durchzuführen. Eine mögliche Operation wäre hier z.B. Inplace Record.

Richtlinien

Ein weiterer administrativer Schritt sind die Zuordnungen zur Archivierung. Hierbei kann man die Details zu den Archivzuordnungen festlegen. Erst einmal kann man sich die Bibliothek oder Website Objekte oder WebsiteCollection Objekte auswählen. Dann den entsprechenden Inhaltstyp oder Contentype und natürlich eine Archivierungsrichtlinie, die man vorher bereitgestellt hat.

Interaktives und Scripting gesteuertes Archivieren

Interaktives Archivieren

Bei der Erstellung eines Scriptes zur Archivierung sind im Grunde genommen den Möglichkeiten kaum Grenzen gesetzt. Durch die hinterlegte Scriptsprache lässt sich nahezu auf jeden Content zugreifen und es sind auch der Flexibilität bei Selektion der Daten und individuellen Anpassungen nahezu keine Grenzen gesetzt. Scripts können eingesetzt werden, um bei einer Archivierung eine Validierung anhand von Metadaten vorzunehmen.

Außerdem läßt sich natürlich eine Archivierung durch Interaktionen innerhalb der Bibliothek durch einen Archivsymbol in der Ribbon Bar oder aber über das Kontextmenus des Dokumentes ausführen. Dann greifen die der Bibliothek und dem Contenttype hinterlegten Richtlinien und Zuordnungen.

Suche

Die Suchfunktion wird vom SharePoint genutzt! Werden die Dokumente mit einem Stub und integriertem Volltext im SharePoint hinterlassen, so können diese Dokumente auch über den Volltext in der Suche gefunden werden.

Datenmigration

Als Möglichkeit zur Datenmigration können AMM Jobs definiert werden, bei denen die Dateien direkt archiviert und die verfügbaren Metadaten und der Dokumentenlink auf den Office 365 SharePoint Server übertragen werden. Die Dokumente bzw. die Metadaten und der Volltext sind dann auch in der Suche verfügbar!

Screenshots zur AdHoc Archivierung

AdHoc Archivierung

Ausblick Nintex Workflowaktionen

Als Erweiterung der Archivmöglichkeiten werden in Kürze Nintex Actions zur Verfügung stehen, um direkt aus Nintex Workflows heraus archivieren zu können.