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Office 365 Active Outlook App

Mit der neuen Active Outlook App lassen sich Emails direkt aus Outlook 2013 oder aus Outlook 2013 WebApp archivieren oder auf Storagesysteme auslagern! An Funktionalitäten sind die Archivierung und Auslagerung der Emails möglich als auch die Suche innerhalb von Outlook über eine eigene Such App. Bei den Voreinstellungen zur Archivierung der Outlook Emails lassen sich neben Bereichen oder Kategorisierungen auch Gruppen definieren, über die die Rechte geregelt werden können. Außerdem lassen sich die verschiedenen Definitionen in Regeln zusammenfassen, die Ablage und Zugriff auf die archivierten oder ausgelagerten Emails regeln.

Die Architektur

Office 365 Active Outlook App Architektur

Die relevanten Dienste und Services wie ARM und AMM und das Storagesystem sind in einer ausgelagerten Umgebung untergebracht. Diese Umgebung kann sowohl on Premise oder auch als gehostete Umgebung implementiert sein.


Active Repository und Active Migration Manager

Wie bereits vorher bereits erwähnt, sollten der Active Repository Manager und der Active Migration Manager hierbei in einer Umgebung bereitgestellt werden, die die Anbindung der Struktur in die Office 365 Umgebung zulässt. In Deutschland und in der Schweiz werden in Kürze hierfür gehostete Umgebungen zur Verfügung stehen, um diese Infrastruktur abzubilden.
Diese Infrastrukturen sind mit einem höchsten Maß an Sicherheit (SSL Verschlüsselung) mit der Office 365 Cloud verbunden. Natürlich können die zur Verfügung zu stellenden Infrastrukturen auch on Premise bereitgestellt werden.

Anbindung von revisionssicheren Storagesystemen

Die zur Verfügung stehenden Hosting Infrastrukturen bieten hierbei eine Anbindung eines revisionssicheren Storage von Iternity. iCAS (iTernity Compliant Archive Software) ist eine flexible und wirtschaftliche Softwarelösung für den Schutz wichtiger Geschäftsdaten. iCAS gewährleistet die Integrität und Verfügbarkeit der Informationen aus Datenmanagementlösungen (DMS/ECM, E-Mail, PACS etc.) unabhängig von der eingesetzten Speicherhardware. Archivdaten werden vor Manipulationen und ungewolltem Löschen geschützt und auf ihre Integrität hin geprüft. Die patentierte iCAS-Technologie ermöglicht eine enorme Flexibilität und die Integration in bestehende IT-Infrastrukturen. Das Verfahren ist revisionssicher und zertifiziert.

Auch hier wird ein höchstes Maß an Sicherheit abgebildet. Netzwerktechnisch und auch Storagetechnisch werden alle Daten verschlüsselt!

Archivierungsrichtlinien

Hier können verschiedene Richtlinien für die Archivierung von Emails & Co. definiert werden.
Das ist erst einmal der Name der Richtlinie, das Repository (Storageziel) und die Aufbewahrungsfrist.


Gruppen

Bei der Erstellung von Mail Archivierungsgruppen geht es im Wesentlichen darum einen Organisationsschritt einzubauen. Hier können Gruppen z.B. Entwicklung, Einkauf o.a. deren Benutzer und die Leserechte für die Mails zu regeln, die unter dieser Gruppe abgelegt worden sind!


Kategorien

Bei den Kategorien handelt es sich um ein weiteres Organisationselement, wo der Administrator die Möglichkeit hat, hier Kategorien mit einem Namen anzulegen, die Archivierungsrichtlinie zuzuordnen und eine Zugriffsregel zuzuordnen, die man u.U. vorher angelegt hat! Bei den Zugriffsregeln kann man aber auch neben der vordefinierten Gruppe andere Regeln wählen wie "Der Sender und Empfänger der Email haben Zugriff“ oder „Nur der Benutzer, der die E-Mail archiviert hat“ oder „Alle haben Zugriff“ oder aber der Benutzer kann beim Archivieren selbst entscheiden, wer Zugriff auf die E-Mail hat. Obendrein lassen sich noch explizit je Kategorie „Leseberechtigungen“ und „Schreibberechtigungen“ vergeben!


Administration – Datenverschlüsselung

Bei der Administration und Datenverschlüsselung können di Administratoren für die Einrichtung des Systems festgelegt werden und ob die Archivdaten bzw. die Emails für diesen Office 365 Account verschlüsselt werden soll, d.h. die Verschlüsselung wird hier für eine Organisation definiert nicht nur für einzelne Benutzer.


AdHoc und automatisierte Archivierung

Bei der eigentlichen Archivierungsfunktion kann dann bei Auswahl der Mail zur Archivierung auf die administrativen Einrichtungen zurückgreifen!


Öffentliche Ordner

Die öffentlichen Ordner im Office 365 Account können in der Archivierung derart genutzt werden sodass die Emails innerhalb der öffentlichen Strukturen automatisch archiviert werden. Hier können einzelne Ordner oder Unterordner für die Archivierung definiert werden. Für die Bereitstellung und Verwaltung der Office 365 Öffentlichen Ordner benötigt man einen Account über den diese Ordner angelegt und verwaltet werden können.


Archivierung

Die Archivierung der Emails ist denkbar einfach direkt innerhalb der Preview zu selektieren!
Man muss dann lediglich bei Bedarf die Kategorie und die Zugriffsregel auswählen. Die Info wird automatisch mit der Betreffzeile der Email besetzt! Alle weiteren Metadaten der Email werden automatisch mit archiviert.


Suche

Bei der Suche können nahezu alle Informationen der Email über den Volltext gesucht werden oder aber man kann nach Kategorie oder Datumsbereich unterselektieren!


In der anschließend angezeigten Trefferliste wird eine Liste alle gefundenen Emails angezeigt!


Durch weiteres Aufklappen der Details zu den Einträgen in der Trefferliste können die speziell für diesen Sucheintrag hinterlegten Metadaten sichtbar gemacht werden!


Durch Anklicken des Mail Symbols wird dann eine Preview der Mail angezeigt!


PST Archiv Importer

Der PST Archiv Importer ist ein externes Dienstprogramm, mit deren Hilfe Emails und Strukturen, die in einer PST Datei archiviert sind, in die Archivierung und somit auch in die Suche mit integriert werden kann. Es müssen beim Importieren der PST Datei lediglich die Credentials des Benutzers und etwaige Passworte zur Verfügung stehen! Aus den PST Dateien werden alle detaillierten Metadaten mit übernommen wie z.B. die Ordner und andere Metadaten!