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Active Migration Manager

From Chaos to Order

Die Fakten sind bekannt: 20% der Daten eines Unternehmens sind strukturiert, 80% unstrukturiert – und von diesen 80% werden 90% nicht gemanagt. Das heißt: Sie unterliegen keiner strukturierten Ablage, besitzen keine Versionshistorie, können nicht kontrolliert werden und sind nur mit großem Aufwand wiederzufinden.amm-architecture.jpgErschwerend kommt hinzu, dass Daten in unterschiedlichsten Systemen wie im Exchange Server, auf lokalen Festplatten oder in FileShares liegen oder es sich um Papierdokumente handelt. Dies ist suboptimal und erfordert ein grundlegendes Umdenken, wie sinnvolles Informationsmanagement aussehen kann, das Kosten-, Sicherheits- und Benutzerinteressen berücksichtigt.


SharePoint als zentraler Informationspool

Mehr als 100 Millionen verkaufte SharePoint-Lizenzen dokumentieren den weltweiten Erfolg von SharePoint. Auf Infrastrukturebene und mit höchster Benutzerfreundlichkeit bietet Microsoft SharePoint 2007 / 2010 / 2013 umfassende Enterprise Content Management Funktionalitäten. Sharepoint vereint auf einer einheitlichen Plattform Suche, Dokumentenmanagement, Records Management, Workflow und Collaboration, die auf gemeinsame Dienste wie Metadatenverwaltung, Library Management und Information Rights Management zurückgreifen. SharePoint ist somit das ideale System, um alle wichtigen Informationen eines Unternehmens strukturiert zu verwalten und Nutzern zugänglich zu machen. Aber wie kommen Daten und Dokumente schnell und kostengünstig in SharePoint?


Automatische Migration mit Active Migration Manager

Active Migration Manager, eine Entwicklung von tecmasters, ermöglicht genau das: Datenbestände aus heterogenen Quellen – seien es Exchange Server, FileServer, andere DMS-Systeme oder auch papierbasierte Dokumente, werden mit „Intelligenz“ versehen und automatisiert in SharePoint migriert.


Mit 2 Schritten in SharePoint

Active Migration Manager setzt sich zusammen aus den Produkten:

Für die zentrale Steuerung der Migration kommt der Active Job Manager zum Einsatz. Die Workflows sind frei konfigurierbar. Szenarien können im Active Job Manager hinterlegt und bei der Job-Definition abgerufen werden.


Import der Dokumente und Ermittlung der Metadaten

Der "Import Job" überträgt Dokumente aus vordefinierten Verzeichnissen auf einen zentralen SQL-Server und versieht sie mit Hilfe von IFiltern mit Metadaten. Zusätzlich wird ein Eintrag für den zu startenden Workflow erzeugt.


Vervollständigung der Metadaten

Nach Datenextraktion und Kategorisierung liest das System die bei der Definition der Kategorien festgelegten Metadaten aus dem Volltext der Dokumente aus und vervollständigt diese automatisch. Parallel finden semantische und syntaktische Prüfungen statt. Bei unklaren Ergebnissen wird eine manuelle Korrektur ausgelöst.


Migration in SharePoint und revisionssichere Archivierung

Für die Ablage des Dokumentes in MOSS wird über ein hinterlegtes Regelwerk anhand der Metadaten und der Dokumentklassifizierung der Ablageort ermittelt.

Ist beim Ablageort die Archivierung aktiviert, wird das Dokument vorher über den „Active Repository Manager“ in ein Archiv übertragen und ein Platzhalter in der entsprechenden SharePoint-Bibliothek eingetragen. Das Dokument kann dann im SharePoint nicht mehr bearbeitet werden, ist aber über den Platzhalter such- und aufrufbar. Wenn die Archivierung nicht aktiviert ist, wird das Dokument anhand des erkannten Contentypes und seiner Metadaten direkt in die passende SharePoint-Bibliothek gespeichert. So stehen alle Informationen in einem Datenpool zu Verfügung. Das Wissenskapital eines Unternehmens wird qualifiziert und jederzeit nachvollziehbar verwaltet.


Highlights

  • Konfigurierbar für unterschiedliche Datenquellen
  • Automatisierte Migration: kostengünstig und schnell
  • Einheitlicher Informationspool für bessere Suche, Collaboration, Dokumentenmanagement und Workflow
  • Revisionssichre Archivierung mit tecmasters Active Repository Manager
  • Nachvollziehbare Prozesse und Transparenz