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Active E-Mail Manager

Umfassendes E-Mail Management

E-Mail-Management auf Basis von Exchange, Outlook, SharePoint 2007/2010/2013 und den tecmasters Produkten sorgt nicht nur für eine langfristige, revisionssichere Archivierung sämtlicher im Unternehmen anfallenden E-Mails und das schlichte Backup von E-Mail- Historien. Die Lösung von tecmasters ermöglicht das Auffinden und Sammeln relevanter E-Mail-Nachrichten zur Schlichtung von Streitfällen. Und sie stellt Werkzeuge bereit, die E-Mails so klassifizieren und organisieren, dass bei Bedarf rasch darauf zugegriffen werden kann.

Active Email Manager ArchitekturDie Recherche nach archivierten E-Mails kann sowohl direkt aus der Anwendung als auch über den SharePoint erfolgen. Die vorgangsorientierte Ablage sämtlicher E-Mails in virtuellen Aktenstrukturen sorgt für einen transparenten Überblick über sämtliche Informationen zu Kunden, Partnern oder Lieferanten direkt aus SharePoint heraus. Neben der Ablage der E-Mails und deren Anlagen in MSG Format gibt es die Möglichkeit der Transformation aller E-Mails und E-Mail-Anhänge in langzeitstabile Formate wie TIFF oder PDF/A – dies sorgt für die Möglichkeit der Darstellung der Informationen auch nach Jahren – selbst wenn die Erzeugerapplikation dann nicht mehr vorhanden ist.

Highlights

  • Revisionssichere Archivierung/Compliance
  • Gesetzeskonforme Archivierung (z.B. nach GDPdU)
  • Dauerhafte Entlastung des E-Mail-Servers
  • Reduzierung der Storagekosten
  • Komfortable Suche im SharePoint 2007/2010/2013 oder MS Search Express

Mit dem Einsatz der E-Mail-Management-Lösung von tecmasters verschwinden nicht nur alltägliche Ärgernisse wie überfüllte Mailboxen, die oftmals zähe Suche nach alten E-Mails oder die vielfach noch manuelle und häufig auch vergessene Sicherung von E-Mails auf dezentralen Servern. Die Lösung leistet umfassendes E-Mail-Management, das weit über die übliche E-Mail-Archivierungs- lösung zum Speichermanagement hinausgeht:

  • Revisionssichere Archivierung/Compliance
  • Einfaches Finden von E-Mails und Teilung von Wissen
  • Bessere und schnellere Entscheidungen höhere Produktivität


Automatische Migration der E-Mail Daten mit Active Migration Manager

Active Migration Manager ermöglicht es, das Datenbestände aus heterogenen Quellen – seien es Exchange Server, File Server, andere DMS Systeme oder auch papierbasierte Dokumente, mit „Intelligenz“ versehen, automatisiert in den SharePoint zu migrieren.


Mit wenigen Schritten in SharePoint

Active E-Mail Manager 2013 setzt sich zusammen aus den Produkten:

 

Für die zentrale Steuerung der Migration kommt der Active Migration Manager zum Einsatz. Die Workflows sind frei konfigurierbar. Szenarien können im Active Migration Manager hinterlegt und bei der Job-Definition abgerufen werden.


Import der Dokumente und Ermittlung der Metadaten

Der „AMM Exchange Connector“ überträgt Journale oder Postfächer aus dem Exchange Server auf einen zentralen SQL-Server und versieht sie mit Hilfe des Connectors mit Metadaten. Zusätzlich wird ein Eintrag für den zu startenden Workflow erzeugt.


Auf welche Arten kann archiviert werden?

Active E-Mail Manager 2013 kann E-Mails aus einer Vielzahl unterschiedlicher Quellen archivieren. Dazu zählen neben E-Mail-Servern auch die E-Mail-Clients der Anwender. Die Archivierung kann manuell oder automatisiert nach einem Zeitplan erfolgen.



Journal Archivierung (Compliance)

Active E-Mail Manager 2013 kann den gesamten ein- und ausgehenden E-Mail-Verkehr automatisch archivieren. Falls Sie über einen Exchange Server verfügen, kann dies über dessen Envelope Journaling-Funktion realisiert werden.



PST Ordner Archivierung

Mit PST Archivierungsfunktion archivieren Sie vorhandene PST Dateien in das zentrale E-Mail Archiv. Beim Import werden PST Dateien in das MSG Format umgewandelt und zusammen mit der ursprünglichen Ordnerstruktur archiviert. Danach stehen die archivierten E-Mails über eine erweiterte Suche z.B. im Microsoft SharePoint 2007/2010/2013 oder in MS Search Express zur Verfügung.