Doch damit erfolgreiches ECM nicht auch ein Mythos in Ihrem Unternehmen bleibt, sind die Erfassung von Papierdokumenten und ihre Integration in elektronische Bearbeitungsprozesse entscheidend. Denn nur so können Sie für Ihr Unternehmen einen umfassenden und konsistenten Informationspool schaffen, der beherrschbar ist und als Grundlage für Ihre richtigen Unternehmensentscheidungen dienen kann.
Genau an diesem Punkt setzt Active Capture an. Active Capture ist eine intelligente Erfassungslösung, die Papierdokumente in elektronische Dokumente verwandelt. Active Capture ist direkt in die Active Office Bridge integriert und nutzt alle intelligenten Funktionen zur Klassifizierung und Verwaltung von Dokumenten.
Im Gegensatz zu allen anderen Erfassungslösungen für SharePoint 2007/2010/2013 können bereits beim Scannen Metadaten vergeben werden. Das heißt: Sie produzieren beim Scannen kein charakterloses Dokument, das lediglich ein elektronisches Abbild seines Papierbruders ist, sondern Sie produzieren ein Dokument, das sich selbst beschreibt. Um die Metadaten zu vergeben, wird z.B. direkt über die Active Office Bridge auf die Dokumentenbibliothek und deren Metadaten oder direkt auf Taxonomiedaten von SharePoint zugegriffen. Aus der Dokumentenbibliothek kann der passende Dokumenttyp (z.B. Rechnung, Vertrag, Lieferschein) samt Rechten und Metadaten gewählt und dem gescannten Dokument zugeordnet werden.
Scannen - Erkennen – Klassifizieren