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Active Capture

Mythos "Papierloses Büro"

Active Capture ArchitekturIn den letzen 30 Jahren haben Fachleute immer wieder die Ankunft des „papierlosen Büros“ prognostiziert. Doch weit gefehlt: Noch nie zuvor wurde in Unternehmen so viel gedruckt, noch nie musste so viel Papier verarbeitet werden. Analysten schätzen, dass die Menge an Papier jährlich um 15 % zunimmt.

Das „papierlose Büro“ bleibt wohl auch in der Zukunft ein Mythos. Doch das ist kein Grund, sich mit unsortierten Papierbergen, lückenhaften Informationen, Medienbrüchen und ineffizienten Verarbeitungsprozessen abzufinden.

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Informationslebenszyklus

Das Ziel von Enterprise Content Management (ECM) ist, alle Unternehmensinformationen vom Erstellen über das Bearbeiten, Nutzen, Verteilen bis zur revisionssicheren Archivierung und dem Wiederfinden so zu verwalten, so dass sie jederzeit abrufbar und die Grundlage für bessere Entscheidungen sind. Außerdem sollen Prozesse entschlackt, Fehler vermieden und Gesetze und Richtlinien eingehalten werden.

Genau das leistet die ECM-Plattform von Microsoft, der Microsoft SharePoint 2007 / 2010 / 2013 und Office 365. Er hat seine Stärken vor allem bei der Erstellung, Verwaltung und Publikation von Daten und Dokumenten sowie in der engen Integration mit Werkzeugen, die Anwender aus ihrer täglichen Arbeit kennen.


Scannen - Erkennen – Klassifizieren

Doch damit erfolgreiches ECM nicht auch ein Mythos in Ihrem Unternehmen bleibt, sind die Erfassung von Papierdokumenten und ihre Integration in elektronische Bearbeitungsprozesse entscheidend. Denn nur so können Sie für Ihr Unternehmen einen umfassenden und konsistenten Informationspool schaffen, der beherrschbar ist und als Grundlage für Ihre richtigen Unternehmensentscheidungen dienen kann.

Genau an diesem Punkt setzt Active Capture an. Active Capture ist eine intelligente Erfassungslösung, die Papierdokumente in elektronische Dokumente verwandelt. Active Capture ist direkt in die Active Office Bridge integriert und nutzt alle intelligenten Funktionen zur Klassifizierung und Verwaltung von Dokumenten.

Im Gegensatz zu allen anderen Erfassungslösungen für SharePoint 2007/2010/2013 können bereits beim Scannen Metadaten vergeben werden. Das heißt: Sie produzieren beim Scannen kein charakterloses Dokument, das lediglich ein elektronisches Abbild seines Papierbruders ist, sondern Sie produzieren ein Dokument, das sich selbst beschreibt. Um die Metadaten zu vergeben, wird z.B. direkt über die Active Office Bridge auf die Dokumentenbibliothek und deren Metadaten oder direkt auf Taxonomiedaten von SharePoint zugegriffen. Aus der Dokumentenbibliothek kann der passende Dokumenttyp (z.B. Rechnung, Vertrag, Lieferschein) samt Rechten und Metadaten gewählt und dem gescannten Dokument zugeordnet werden.

Active Capture Screenshot 1
Scannen - Erkennen – Klassifizieren

Bearbeiten und Wiederfinden

Augrund dieser umfassenden Beschreibung ist es leicht, das Dokument zu verwalten und wieder zu finden, wobei die im SharePoint integrierte Such-Komponente sowohl über die Metadaten eines Dokuments als auch im Volltext suchen kann. So ist es ganz einfach z.B. nach allen Verträgen mit einem bestimmten Unternehmen samt der dazugehörigen Korrespondenz zu suchen, und das mit nur einer Suchanfrage.


Archivierung und Compliance

Gescannte Dokumente werden entweder als PDF/A oder als TIFF im SharePoint Repository abgelegt. Sollten Sie Ihre Dokumente langfristig revisionssicher archivieren wollen, bietet sich Active Repository Manager, die intelligente Archivierungs- und Content- Integrationslösung von tecmasters an.


Vorteile auf einem Blick:

  • Intelligente Erfassungslösung
  • Einfache Bedienung und hohe Frontendfunktionalität
  • Tiefe Integration in SharePoint 2007/2010/2013 und Office 365
  • Automatische Metadatenvergabe und Verwaltung
  • Einfache, umfassende Suche
  • Aufhebung Medienbruch
  • Durchgängige elektronische Prozessunterstützung
  • Nachvollziehbarkeit und Compliance
  • Preisgünstig und schnell

Eine perfekte Symbiose

Microsoft SharePoint 2007/2010/2013 und Active Capture ergänzen sich perfekt. Zusammen ermöglichen sie eine flexible Enterprise Content Management Lösung, die Ihre Unternehmensinformationen unabhängig vom Dokumenttyp in einer Lösung verwaltet und Ihre Geschäftsabläufe optimiert: preisgünstig, integriert und schnell einzuführen.


Das kluge Dokument

Mitarbeiter am Scanarbeitsplatz bekommen die für den Dokument-/ Inhaltstyp passenden Metadaten als Active Office Bridge Formular im Dokument eingeblendet. Diese Metadaten können einfach ausgefüllt werden. Dabei gibt es je nach Konfigurierung des Systems unterschiedliche Möglichkeiten:

  • Ausfüllen per Hand
  • Abfragen über SAP / ERP, CRM, SQL oder Sharepoint Connectoren
  • Barcode und Validierung mit SQL Datenbanken oder anderen Systemen


Modernste Technologien

Um speziell den neuesten Windows Technologien gerecht zu werden, wurde die Anwendung komplett Windows 8 konform gestaltet und auch die Anwendbarkeit wird durch die hundertprozentige Unterstützung der Touch Technologie unterstrichen.


Umfassende Hardwareunterstützung

Active Capture arbeitet mit Scannern, die ISIS Treiber oder KOFAX VRS unterstützen – und das sind quasi alle Scanner am Markt, egal ob es sich um große Scanner für hochvolumige Anwendungen, Abteilungsscanner oder Arbeitsplatzscanner handelt.


Neue Features und Funktionen

Auch eine Reihe neuer Features und Funktionen sind in der Anwendung umgesetzt wie z.B. Imagesprocessing Funktionen wie z.B. „geraderücken der Seiten“, „Leerseiten Entfernung“ und „Barcodeerkennung“. Außerdem sind eine Reihe von Dokumentbearbeitungsfunktionen realisiert wie „Seite neu scannen“, „Seiten verschieben“ und „Dokumente verschieben“.